Şirketlerin müşterilerine daha verimli bilgi ve destek verebilmeleri adına call center işi oldukça önemlidir. Kaliteli bir call center alt yapısına sahip olan firmalar görüşme kayıtlarını daha düzenli olarak gerçekleştirir ve aramaların kaydedilmesi ile müşterilere verilen hizmet kalitesi denetlenebilir. Rezervasyon, bilgi, yardım ve destek hizmetleri olarak kesintisiz verilen hizmet ile cevapsız aramalar son buluyor.
Çağrı Sistemi Özellikleri
Otomatik arama ile dış aramaları ayarlayabiliyorsunuz. Tüm personelin aynı anda yapacağı aramalarda kanal giriş ve çıkışları belirleniyor.
Özellikleri;
- Ayarlanabilir dış arama
- Maksimum kanal sayısı
- Sınırsız personel grubu
- Outbound ve inbound için toplu sesli mesaj gönderme
- Sınırsız kampanya oluşturma ve aktif etme
- Randevu sistemi oluşturma
- Otomatik ve manuel ses kaydı
- Detaylı rapor
- Outbound çalışma esnasında inbound çalışabilme
- Dış aramada CID tanımlama
- Manuel aramaları engelleme
- IVR sistemi
- Konuşma metni tanımlama
- Müşteriyi departmana yönlendirme
- Kampanyaya özel müşteriye ses kaydı dinletme
Bekleme süreleri, aynı anda cevap verebilme özellikleri ile müşterilerinize kesintisiz iletişim sağlamanıza imkan tanıyor. Çalışma esnasında yaşanan yavaşlamalarda maksimum kanal sayısına ayarlanır ve daha sonra normale dönerek maksimum iletişim sağlar.
Çağrı Merkezinin Müşteriye Etkisi
Kaliteli bir sistem üzerinden destek alan müşterilerin, firmaya olan güveni artar ve sorunlarına karşılık muhatap bulur. Oluşturulan sistemin düzgün çalışması önemlidir. Departmanlara yönlendirirken kesintilerin olması müşterilerin hattan düşmesine ve tekrar aramasına neden olur. Bekleme süreleri nedeniyle gerginlik yaşayan müşteri hattan düştüğünde oldukça öfkelenir. Bu nedenle görüşmelerde kesinti olmaması önemlidir.
Call Center Ses Kayıtları Önemli Mi?
Personel sayısı yüksek olan firmalarda denetim amaçlı ses kaydı önemlidir. Sizleri temsil eden personelin müşteri ile arasında geçen dialog nedeniyle sorun yaşamanız, olumsuz bir durumdur ve müşteri kaybına yol açar. Bazen durumlar önüne geçilemeyecek bir hal alır ve konuşma kayıtları delil niteliğinde olur. Yaşanan bir problemde konuşmaların nasıl geliştiğini kontrol etmek adına önemlidir.
Call Center Detaylı Rapor
Gün içerisinde yapılan konuşmaların sayısı, hangi müşterilerle hangi personelin konuştuğu ve görüşme verimliliği adına tutulan rapora dilediğinizde ulaşabilirsiniz. Raporlarda personel verimliliğini görebilirsiniz. Özellikle prim usulü çalışan personelinizin yaptığı aramaları, süresini ve niteliğini kontrol edebilirsiniz.
Call Center Randevu Sistemi Oluşturma
Teknolojinin artık yoğunluklu kullanıldığı bir dönemde randevular ajandaya kaydedilmiyor. Yapılan arama kayıtlarının detaylı bulunduğu sistemlerde, tekrar aramaya dair randevu oluşturulur. Bu daha sonra tekrar aramalarda tarihsel olarak hatırlamaya imkân sağlayan bir sistemdir. Müşteri kaybının önüne geçer ve verimli bir iletişime olanak tanır. Firmanızı temsil eden her personelin müşterilerinizle detaylı ilgilendiğine emin olmanız önemlidir. Aksi halde yaşanan müşteri kaybınızın önüne geçemeyebilirsiniz. Emeklerle kurduğunuz ve yüksek maliyetlerde bütçe harcadığınız call center ekibinizin çalışmasını denetlemek adına bu sistemi oluşturmanız firmanızın yararınadır.