Türkiye’de birbirinden farklı milyonlarca firma bulunuyor. Her firma müşterisine en iyi şekilde hizmet verebilmek amacıyla çaba gösteriyor. Özellikle pandemi dönemine girilmesiyle birlikte callcenterların önemi de artmaya başladı. Müşteriler ile telefonda görüşme sayısının artmasıyla beraber pek çok farklı konu da gündeme gelmeye başlıyor.

Firmaların sürekli olarak temasta bulundukları müşterileri veya kurumları ile olan iletişimlerini çağrı merkezlerinden yürütüyorlar. Bu çağrılar insan kaynakları, yazılım ve iş akışlarından oluşuyor ve bu konular üzerine bir iletişim yoğunlaşıyor. Firmaların yoğun şekilde gelen ve giden bu telefon çağrılarını tek tek akıllarında tutmaları gerçekten imkansız bir hal alıyor. Bu sebeple de otomatik ses kaydı gerçekleştiriliyor.

Otomatik Ses Kaydı ve Firmalar

Çağrı merkezlerinin ya da firmaların almış oldukları otomatik ses kaydı şirketler için birçok fayda sağlıyor.

Bunların bazıları şu şekilde sıralanabilir;

• Bu kayıtlar tamamen izin sürecinde elde ediliyor. İlgili kanunlar çerçevesinde firmanın ilgili kişi veya kuruluşlardan rıza alma sorumluluğu bulunuyor.
• Form, talep, istek, öneri, şikayet ya da iş akışı vb. ile ilgili kayıtları yine firmanın koruması dahilinde kayıtlara alınıyor ve bu sayede ihtiyaç halinde bilgilere kolayca erişim sağlanıyor.
• Yapılan bu erişimler sayesinde olası şikayet senaryoları veya firma sorunlarında kolayca belgelere ulaşılıyor.
• Yapılan bu kayıtlar izinsiz olarak kullanılamıyor ve herhangi bir sorun oluştuğunda kolaylıkla çözülmesi sağlanıyor.
• Otomatik ses kayıtları hem karşı tarafı hem de firmayı güvence altına alıyor. Kısacası sadece firmanın yararına bir çözüm sunmuyor. Karşılıklı bir etkileşim sağlıyor.
• Şirket operasyon giderleri azalıyor ve zamandan tasarruf sağlanıyor.
• Firmanın iletişim kurduğu yapıların bilgileri tek bir merkezde toplanıyor.
• Toplanan veriler bir kaynakta depolanabiliyor ve ihtiyaç olmaması halinde silinebiliyor.
• Bu sayede müşteri talep, şikayet veya bilgileri kolay ve basit bir şekilde bir araya getirilebiliyor.
• Bu durum her departman için büyük bir kolaylık sağlıyor.

Her türlü sağlanan ilave belgele ve izinler kanunlar kapsamında sorumlulukların yerine getirilebilmesi için tutuluyor. Kayıtların sistematik bir yapı içerisinde profesyonel bir biçimde sınıflandırılıp saklanıyor.

Ses Kaydı

İletişim merkezleri genel anlamda iletişim bilgileri, rezervasyon bilgileri, müşteri ilişkileri gibi farklı yapılarda hizmet sunuyor. Firmalar bu sistemi sunarken yapmış oldukları kanuna uygun ses kayıtları ile bilgileri tek bir yapı altında toplayıp iletişim kurdukları bireyler için de kolaylık sağlıyorlar. Ses kaydı dosyaları kişilere veya firmalara ayrılarak farklı dosyalar halinde saklanabiliyor. Bu ses kayıtlarına firmanın mobil uygulamalar ile de ulaşabilmesi mümkün.

Firmalara Kolaylık Sağlayan Kayıtlar

Müşteri kartı ya da kişi kartı içerisine elde tutulan bilgiler sayesinde bu bilgilere ihtiyaç duyulduğu an hem mobil hem de bilgisayarlardan erişme imkanı sağlanıyor. Bu imkan sayesinde de olası şikayet senaryolarına firma anında müdahale edilebilir. Verilerin sistematik olarak sınıflandırılması da önemli bir çözüm yöntemidir.